In het kader van een mede-eigendom worden het beheer van het gebouw en het onderhoud ervan toevertrouwd aan een derde. Dit extern organisme staat bekend als een syndicus. Er zijn verschillende soorten syndici, maar de belangrijkste zijn de vrijwillige en de professionele syndicus. Het grootste verschil ligt in hun aard. Terwijl de professionele syndicus een organisatie is die zich hoofdzakelijk bezighoudt met het beheer van mede-eigendommen, is de vrijwillige syndicus een mede-eigenaar die vrijwillig de woning beheert. De vrijwillige syndicus brengt minder kosten voor de mede-eigenaars met zich mee en zorgt voor een transparanter en vlotter beheer. Ontdek in dit artikel alle opdrachten van de vrijwillige syndicus.

De rol van de vrijwillige syndicus

De vrijwillige syndicus is in wezen belast met het beheer van de mede-eigendom, net als de professionele syndicus. Hij wordt met absolute meerderheid verkozen op een algemene vergadering van mede-eigenaars. Wettelijk gezien duurt zijn mandaat drie jaar, maar kan worden verlengd. Bovendien kan de Algemene Vergadering van Mede-Eigenaars zijn contract vóór het verstrijken ervan opzeggen, net zoals de syndicus zelf ontslag kan nemen.

De vrijwillige syndicus is vaak een natuurlijk persoon, lid van de Vereniging van Mede-Eigenaars. Hij vertegenwoordigt de mede-eigenaars voor de administratieve en gerechtelijke instanties. Bij een geschil treedt hij tevens op als bemiddelaar.

Het belangrijkste voordeel van de vrijwillige syndicus ten opzichte van de professionele syndicus is de aanzienlijke vermindering van de financiële kosten van de mede-eigendom. Hij/zij voert de opdrachten immers gratis uit, tenzij de Algemene Vergadering besluit hem een bepaalde vergoeding toe te kennen. De kosten die hij persoonlijk maakt moeten nadien wel door de mede-eigendom vergoed worden.

De taken van de vrijwillige syndicus

De vrijwillige syndicus voert verschillende soorten opdrachten uit op administratief, financieel of technisch niveau.

Administratief

De vrijwillige syndicus is verantwoordelijk voor alle administratieve aspecten van de mede-eigendom. Dit administratief beheer betreft in het algemeen het archiveren en bewaren van documenten betreffende de mede-eigendom. Tijdens de algemene vergaderingen stelt de vrijwillige syndicus de notulen op. Hij is ook verantwoordelijk voor de organisatie van deze vergaderingen en met name voor het verzenden van de uitnodigingen alsook het opstellen van de agenda.

De vrijwillige syndicus is ook verantwoordelijk voor het beheer van en het sluiten van contracten met dienstverleners ter onderhoud van de mede-eigendom.

Financieel

De vrijwillige syndicus zorgt voor de boekhouding van de mede-eigendom. Hij/zij beheert alleen de bankrekening van de vereniging. Alle uitgaven en inkomsten van de mede-eigendom moeten duidelijk en nauwkeurig worden geregistreerd.

Bovendien stelt de vrijwillige syndicus de jaarlijkse voorlopige begroting van de mede-eigendom op. Deze begroting moet vervolgens op elke Algemene Vergadering worden gepresenteerd.

Technisch

De technische opdracht van de vrijwillige syndicus strekt zich uit tot de uitvoering van de besluiten die tijdens elke vergadering genomenwerden. Hij/zij is verantwoordelijk voor het onderhoud van de residentie met name de gemeenschappelijke ruimtes. Zo vallen alle kwesties betreffende hygiëne, onderhoud of de toepassing van de regels van mede-eigendom onder de verantwoordelijkheid van de syndicus. Hij moet verschillende dienstverleners inhuren om herstel- en onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. Hij houdt zich ook bezig met noodwerkzaamheden in geval van brand, overstroming of gaslekken.

De verplichtingen van de vrijwillige syndicus

Anders dan een professionele syndicus is de vrijwillige syndicus niet verplicht om voor de uitoefening van zijn functie een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid af te sluiten. De verzekering is echter een extra bescherming bij de uitoefening van zijn activiteit.

Kortom, de vrijwillige syndicus is een doeltreffend en eenvoudiger alternatief voor het beheer van de mede-eigendom. Om de financiële lasten te verminderen en tegelijk een transparant beheer van de mede-eigendom te verzekeren, moet u zonder de minste aarzeling beroep doen op een vrijwillige syndicus.