Heeft u er ooit aan gedacht om uw co-eigendom zelf te beheren? Het klopt dat de functie van vrijwillige syndicus een investering van tijd en de verwerving van specifieke kennis vereist. Toch kan deze rol snel worden aangeleerd en biedt zij vele voordelen.
Syndic4you vertelt je meer over de mogelijkheid die je kan veranderen in de nieuwe manager van je gebouw.
Wie kan vrijwillig syndicus worden?
Indien u in een gebouw woont dat in mede-eigendom is, moet een professionele of vrijwillige syndicus worden aangesteld in overeenstemming met de wet op de mede-eigendom.
Als mede-eigenaar van een klein gebouw kunt u optreden als vrijwillig syndicus. Dit is de meest gebruikelijke optie, aangezien de vergoeding van een professionele syndicus een aanzienlijke last vormt op de mede-eigendomkosten van een kleinere residentie.
U bent misschien bezorgd dat u eigenlijk weinig weet over het beheer van een gebouw. Als niet-professionele syndicus moet u namelijk tijd en energie steken in het begrijpen van de wetgeving en de vele verplichtingen die rusten op een gekwalificeerde en gewetensvolle syndicus.
U moet zich uiteraard bijscholen op het gebied van administratief, boekhoudkundig en financieel beheer. Maar met de juiste mensen en hulpmiddelen krijgt u dit snel onder de knie. U kunt dan alle mede-eigenaars van uw gebouw tevreden stellen, die blij zullen zijn een beroep te hebben gedaan op uw diensten.
Je verantwoordelijkheden nemen een grote plaats in, maar je zal er trots op kunnen zijn!
Wat zijn de verplichtingen van een vrijwillige syndicus?
Om aan de wet te voldoen, heeft u als vrijwillige syndicus van uw mede-eigendom bepaalde verplichtingen.
Deze taken mogen niet licht worden opgevat. Naast uw technische vaardigheden, zal u soms tijdens verhitte vergaderingen uw leiderschap en vermogen om conflicten te beheersen laten gelden.
De algemene verplichtingen van de vrijwillige syndicus
Net als de professionele syndicus, beheert de vrijwillige syndicus in België de mede-eigendom, wat heel wat taken omvat.
Hij voert het reglement van de mede-eigendom en de beslissingen van de algemene vergaderingen uit. Hij moet ook verslag uitbrengen aan de mede-eigendom over de administratieve, boekhoudkundige, financiële en onderhoudsaspecten van de residentie.
Maar hij is niet alleen in het vervullen van zijn opdracht. Ons Syndic4you platform is ontworpen door mede-eigenaren voor mede-eigenaren. Het is een echte toolbox, die zeer aangenaam en gebruiksvriendelijk is. Het stelt u in staat om in contact te komen met onze experts op het gebied van mede-eigendom voor alle soorten vragen. Deze middelen kunnen het leven van de vrijwillige syndicus vergemakkelijken en fouten of vergissingen voorkomen. Hij heeft tevens het recht om, indien nodig, beroep te doen op andere mede-eigenaars om hem bij te staan in zijn taken.
Samen betrokken zijn bij het beheer van het co-eigendom zorgt voor een aangename leefomgeving en vergemakkelijkt de besluitvorming. Dagelijks begrip en wederzijdse bijstand zijn van essentieel belang bij de inzet van een vrijwillige syndicus.
De administratieve vereisten van een syndicus
De vrijwillige syndicus heeft de administratieve verplichting om:
- De mede-eigenaars bijeen roepen voor de jaarlijkse algemene vergadering;
- Opstellen van de agenda voor de AV;
- Het verzenden van de boekhoudkundige bijlagen;
- Opstellen van het verslag na de AV;
- Het vervullen van de functie van secretaris tijdens de AV;
- Het afsluiten van alle contracten met betrekking tot het gebouw (gas, water, onderhoud, liftonderhoud, enz.), evenals de aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus;
- Toezicht houden op de in het gebouw aanwezige werknemers (onderhoudspersoneel, conciërge, enz.);
- Het beheren van het vertrek en de aankomst van nieuwe eigenaars in de residentie;
- Zorgen voor de inning van de betalingen;
- Enz.
De boekhoudkundige en financiële taken van een syndicus van een kleinere residentie
De verplichting van de syndicus die de meeste vaardigheid vereist, is ongetwijfeld de boekhoudkundige en financiële kant. Er mag geen enkele nalatigheid zijn op deze punten. Want de andere mede-eigenaars vertrouwen erop dat hun geld correct en eerlijk wordt besteed.
De vrijwillige syndicus is belast met de volgende boekhoudkundige en financiële taken:
- Opstelling van de jaarlijkse voorlopige begroting per uitgavenpost. Let op! Er is geen ruimte voor fouten. Dit is de grootste verantwoordelijkheid van het syndicaat en om te voorkomen dat deze taak niet tot een goed einde wordt gebracht, kan het gebruik van een platform zoals Syndic4you een echte troef zijn.
- De boekhouding van de co-eigendom bijhouden. Maak je geen zorgen, door ondersteund te worden door een online beheerplatform, wordt de boekhouding voor iedereen toegankelijk.
- De bankrekening van de mede-eigendom beheren.
- Fondsenverzoeken voorbereiden.
De onderhoudsplicht van de vrijwillige syndicus
De vrijwillige syndicus houdt zich ook bezig met de aanbestedingen en de opvolging van de werken na goedkeuring door de algemene vergadering. Indien nodig, moet hij/zij ook de schade behandelen die in de mede-eigendom kan ontstaan.
Wat zijn de voordelen voor een mede-eigendom om een beroep te doen op een vrijwillige syndicus?
De vrijwillige syndicus is volledig betrokken bij zijn missie, aangezien hij zelf in het flatgebouw woont. Deze nabijheid stelt hem ook in staat zeer snel te reageren in vergelijking met de professionele syndicus, die meerdere gebouwen moet beheren. Bovendien kent hij de bijzonderheden van het gebouw en het karakter van elke mede-eigenaar. Eerlijk, betrouwbaar en loyaal, zo zal de vrijwillige syndicus ook in staat zijn de gevoeligheden en geschillen goed aan te pakken tussen mede-eigenaren.
Zijn kosten zijn lager dan die van een beroepssyndicus, ook al kan hij soms een beroep doen op andere mede-eigenaars om te assisteren. Zijn beheer zal echter altijd worden gevoerd "als een goede huisvader": hij zal zoeken naar de beste prijzen voor de uitvoering van de werken die op de algemene vergadering zijn goedgekeurd, en naar de meest geschikte oplossingen voor zijn vereniging van mede-eigenaars, ongeacht het probleem dat moet worden opgelost.
De enige moeilijkheid voor een vrijwillige syndicus is te werken voor het algemeen belang van de mede-eigendom en niet voor zijn eigen persoonlijk belang. Hij moet de nodige afstand kunnen nemen om de residentie objectief te kunnen beheren.
U hebt nu een duidelijker beeld van de vaardigheden die nodig zijn om een vrijwillig syndicus te worden. Maar ook van het gemak waarmee u van syndicus kunt veranderen.
Het zelf beheren van uw co-eigendom heeft vele voordelen, maar vergeet niet de beperkingen en uitdagingen die achter deze veeleisende rol schuilgaan.
Aarzel niet om gebruik te maken van een online platform en de vaardigheden van deskundigen, zoals die van Syndic4you, om u te ondersteunen bij uw taken op het gebied van vrijwillig beheer.
Dus wacht niet langer! En word een vrijwillig syndicus.