Bent u eigenaar van een mede-eigendom en wenst u het gebouw zelf te beheren? Dat is volledig mogelijk dankzij de vrijwillige syndicus. Maar vooraleer te kiezen voor deze beheersvorm, is het best om goed geïnformeerd te zijn. Hier is een overzicht van de meest gestelde vragen!

Wie kan vrijwillige syndicus worden ?

De syndicus is een cruciaal orgaan dat door de mede-eigenaars moet worden opgericht. De taken kunnen worden uitgevoerd door een natuurlijke persoon of een rechtspersoon.

Indien de vrijwillige syndicus een natuurlijke persoon is, is het vaak een van de mede-eigenaars of de echtgenoot of echtgenote. Om deze status te kunnen uitoefenen, moet echter aan bepaalde voorwaarden worden voldaan:

• De vrijwillige syndicus moet worden verkozen door de Algemene Vergadering van mede-eigenaars en wordt verkozen met volstrekte meerderheid;

• Hij/zij moet de missie occasioneel uitvoeren en niet als beroep;

• Hij/zij moet een mandaat hebben van één tot maximaal drie jaar, dat echter altijd kan worden verlengd;

Voorts zij erop gewezen dat de vrijwillige syndicus te allen tijde ontslag kan nemen. Dit ontslag moet echter worden bekrachtigd door een stemming in een Algemene Vergadering. De syndicus is in het algemeen niet onderworpen aan een opzeggingstermijn, tenzij zijn mandaat daarin voorziet. Bij zijn aftreden moet de vrijwillige syndicus de administratieve en boekhoudkundige documenten aan de nieuwe vrijwillige syndicus of aan de Algemene Vergadering overhandigen.

Wat zijn de voordelen van de vrijwillige syndicus?

De vrijwillige syndicus is duidelijk praktischer en financieel voordeliger. De mede-eigenaar die zijn eigendom beheert, zal er immers alles aan doen om de beheerskosten tot elke prijs te beperken. In principe moet de vrijwillige syndicus zijn taken kosteloos vervullen. De Algemene Vergadering van mede-eigenaars kan evenwel besluiten hem een vergoeding toe te kennen. In dat geval worden alle kosten die de vrijwillige syndicus bij de uitoefening van zijn taken heeft gemaakt, door de mede-eigenaars vergoed.

Het is ook belangrijk te weten dat de vrijwillige syndicus snel handelt, aangezien hij rechtstreeks betrokken is bij de moeilijkheden en problemen die de mede-eigendom ondervindt. Als eigenaar kunt u op elk moment contact opnemen met de vrijwillige syndicus om een fout te melden, wijzigingen aan te brengen of het beheer te verbeteren.

Bovendien belooft het ook een transparant beheer met weinig risico op verduistering. Als mede-eigenaar kan de vrijwillige syndicus een cruciale beslissing niet alleen nemen zonder de mening van de anderen.

Wat zijn de taken van de vrijwillige syndicus? 

De vrijwillige syndicus heeft dezelfde taken als de professionele syndicus, waaronder

• Administratief beheer van de mede-eigendom, zoals het organiseren van algemene vergaderingen (opstellen van de agenda, verzenden van uitnodigingen), verrichten van formaliteiten op het niveau van de KBO;

• Financieel beheer zoals boekhouding, openen van bankrekeningen van de mede-eigendom, opvolgen van kosten, innen van onbetaalde rekeningen bij andere mede-eigenaars;

• Het technisch beheer betreft hoofdzakelijk het onderhoud van de lokalen, de opstelling en toepassing van interne voorschriften en het sluiten van contracten met dienstverleners.