Depuis le procès-verbal d’AG rédigé à la main en passant par le décompte de charges encodé dans Excel jusqu’à l’utilisation d’une plateforme dynamique comme Syndic4you, la technologie s’est mise au service de la copropriété pour en faciliter les échanges et en améliorer la gestion.
Dans notre article, découvrez les nombreux avantages qu’offre la digitalisation de la gestion de votre copropriété.
Quels avantages offrent les outils numériques aux syndics ?
Améliorer la qualité générale des prestations
Le rôle du syndic de copropriété consiste à assurer la bonne gestion de l’immeuble et à garantir la santé financière de la copropriété. Enjeu de taille, il doit également communiquer de façon transparente et satisfaisante avec l’ensemble des copropriétaires.
Un syndic qui manque à ses obligations peut être révoqué. Cette procédure contraignante pénalise aussi bien le syndic que les copropriétaires en faisant perdre du temps à tout le monde. Pour éviter d’en arriver à ce stade, la technologie peut vous venir en aide.
Remplacer les méthodes traditionnelles à chaque étape de gestion
Les outils numériques aident à se conformer à la législation tout en garantissant la satisfaction des copropriétaires et en réduisant les coûts. Ils permettent également un gain de temps non négligeable grâce à :
- L’automatisation de l’émission des convocations aux assemblées générales. Une base de données (un simple fichier Excel suffit) centralise les coordonnées de tous les propriétaires et facilite les échanges lors des convocations
- L’envoi des courriers et des documents indispensables aux copropriétaires par voie numérique, grâce à la lettre recommandée électronique si le destinataire donne son accord. Les risques d’omission, d’erreurs et de retard sont réduits.
- La réalisation d’assemblées générales en visioconférence pour les copropriétés les plus connectées.
- Le vote par voie électronique en l’absence de possibilité de déplacement.
- La communication par SMS ou WhatsApp pour la transmission rapide d’informations urgentes.
- La conservation à long terme des documents relatifs à la copropriété dans un cloud privé et sécurisé, comme Google Drive par exemple.
La digitalisation de l’information ne doit cependant pas pénaliser les personnes qui peinent à accéder à la technologie. Les copropriétaires en situation de précarité ou les personnes âgées qui maîtrisent peu les outils numériques doivent rester informés. Un syndic consciencieux ne les oublie donc pas.
Pourquoi recourir à un syndic en ligne pour une copropriété 2.0 ?
Qu’est-ce qu’un syndic en ligne ?
Votre copropriété fait appel aux services d’un syndic d’immeuble professionnel ou bénévole, mais vous n’êtes toutefois pas satisfait des prestations. En concertation avec les autres copropriétaires, vous aimeriez améliorer la situation. Les plateformes de syndics en ligne, comme notre plateforme Syndic4you, offrent un espace d’échanges et d’informations à des coûts moindres par rapport à une gestion de syndic traditionnelle.
Aux côtés des syndics bénévoles, nos experts de la copropriété répondent à vos questions et vous conseillent.
Quelles sont les difficultés rencontrées par un syndic bénévole ?
Assurer les fonctions de syndic bénévole nécessite un investissement en temps et l’acquisition de compétences de la part d’un copropriétaire. Même s’il est familier du monde de la gestion immobilière, il doit s’informer, se tenir au courant de l’évolution des lois et ne commettre aucun manquement à ses obligations. La copropriété et les autres copropriétaires ne peuvent pâtir de son inexpérience.
Pourquoi une plateforme d’outils pour syndic bénévole est-elle plus abordable ?
Une plateforme d’outils digitaux pour faciliter la gestion d’une copropriété permet de bénéficier d’honoraires bien plus abordables sans sacrifier la qualité.
Choisir un syndic bénévole qui utilise une plateforme d’outils en ligne ne signifie pas renoncer à la traditionnelle assemblée générale qui réunit chaque année l’ensemble des copropriétaires. En revanche, si l’un des copropriétaires ne peut se déplacer, il pourra participer par visioconférence. La mise en place d’outils pour faciliter la communication et les échanges se révèle primordiale pour un syndic de copropriété qui évolue avec son temps.
De plus, la crise sanitaire actuelle nous confronte à de nouvelles problématiques, et le digital permet de garantir le bon déroulement de réunions prévues de longue date. Le numérique représente dès lors un outil à utiliser à bon escient dans les situations qui l’imposent.
La plupart des tâches administratives et comptables sont gérées à distance. Pour les obligations du syndic de copropriété qui nécessitent une présence physique, le syndic bénévole fera appel à l’esprit d’initiative et à l’implication des copropriétaires. S’investir dans la gestion de son immeuble permet de proposer ses idées et de se faire entendre plus facilement qu’avec un syndic professionnel.
Pourquoi la modernisation de la profession de syndic est-elle primordiale ?
La profession de syndic d’immeuble ne séduit plus les jeunes générations. La digitalisation du rôle du syndic de copropriété pourrait dès lors redonner de l’attrait à un métier indispensable au fonctionnement de toutes les petites et grandes copropriétés.
L’avenir de votre copropriété et sa bonne gestion dépendent de notre capacité à nous adapter au monde de demain.
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Vous comprenez maintenant pourquoi la digitalisation de la copropriété ne présente que des atouts. Pour optimiser les coûts de gestion de votre copropriété et bénéficier d’une attention privilégiée, opter pour un syndic bénévole accompagné par une plateforme d’outils sur mesure de gestion pourra faire l’objet de votre prochaine assemblée générale.
Avec Syndic4you, vous profitez d’une plateforme tout-en-un : fini de jongler entre les différents outils, tout se fait au même endroit !
Envie de savoir comment nous pouvons vous aider à gérer bénévolement votre copropriété ? Contactez-nous dès à présent.