Tout savoir sur le syndic bénévole

Le syndic de copropriété joue un rôle décisif au sein de la copropriété. Les copropriétaires peuvent soit confier la gestion de leur immeuble à un syndic professionnel agréé par l’Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI), indépendant et extérieur à la copropriété, soit à un syndic bénévole désigné parmi les copropriétaires eux-mêmes.

Qui est-il ? Quel est son rôle ? Quelles sont ses responsabilités et ses obligations ? Parcourez cet article et découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le syndic bénévole.

Qu'est-ce qu'un syndic bénévole ?

Que vous fassiez partie d’une petite ou d’une grande copropriété, un syndic bénévole peut être désigné pour remplacer le syndic professionnel et pour en assumer le rôle et la mission.

Comme son nom l’indique, le syndic bénévole ou non-professionnel n’exerce pas cette fonction à titre d’activité complémentaire ou professionnelle. En effet, il est choisi et désigné parmi les copropriétaires de l’immeuble, et ce quel que soit le nombre de lots qu’il y possède.

Pourquoi gérer sa copropriété soi-même ?

Avant de poursuivre, il est primordial de comprendre ce qui motive les copropriétaires à se tourner vers un de leurs membres pour gérer leur copropriété. Après tout, on dit souvent qu’on est jamais mieux servi que par soi-même…

Réduction des coûts

Exerçant son rôle de manière bénévole, le syndic non-professionnel permet à la copropriété d’économiser les frais de gestion inhérents à la fonction du syndic professionnel. Non négligeable, cette diminution des coûts permet aux copropriétaires de réduire leurs charges individuelles ou de réinjecter les sommes épargnées dans la copropriété.

De plus, quotidiennement impliqué dans la vie de son immeuble, le syndic bénévole bénéficie d’une proximité de terrain difficile à remplacer. Grâce à cela, il saura sélectionner les fournisseurs adéquats et gérer les contrats de telle sorte à en tirer le meilleur rapport qualité / prix.

Rapidité et réactivité 

Qui de plus dévoué et consciencieux pour prendre soin de votre copropriété qu’un des propriétaires lui-même ?

En effet, le fait d’avoir un syndic vivant le plus souvent sur place permet une rapidité et une réactivité à toutes épreuves. En cas de fuite d’eau, d’une porte d’entrée qui grince ou de tout autre petit désagrément rythmant la vie quotidienne d’une copropriété, le syndic bénévole peut directement agir pour tenter de régler le problème, et ce sans avoir besoin de contacter une tierce personne extérieure à l’immeuble en risquant d’allonger les délais de prise en charge.

Aussi, le syndic bénévole s’impliquera quotidiennement dans la mise en œuvre de travaux de plus grande envergure, comme l’installation d’un nouvel ascenseur ou la rénovation de la toiture du bâtiment.

Transparence

Souvent reproché aux syndics professionnels, le manque de transparence dans la gestion quotidienne de la copropriété peut en irriter plus d’un. En effet, les copropriétaires veulent parfois avoir accès à l’état des dépenses, à la comptabilité ou encore aux contrats relatifs à la gestion de leur immeuble. Il leur faudra alors en faire la demande préalable à la société chargée de la gestion de leur copropriété… et cela peut parfois prendre un peu (trop) de temps et coûter de l’agent !

A contrario, le syndic bénévole, lui, est accessible et disponible en cas de questions. Il a un accès total aux documents administratifs et permet donc souvent d’enrayer les frustrations.

Quelles sont les responsabilités du syndic bénévole ?

Tout d’abord, le syndic bénévole endosse les mêmes responsabilités que le syndic professionnel.

D’une manière générale, en tant que représentant de l’association des copropriétaires (= ACP), le syndic a pour mission de représenter la copropriété, d’en gérer les finances ainsi que d’assurer la gestion quotidienne de l’immeuble. Ceci implique, par exemple, de veiller à l’entretien et à la bonne conservation du bâtiment et de ses parties communes en prévoyant les travaux nécessaires.

Le syndic se voit également confier un ensemble de tâches administratives. Outre le suivi des contrats avec les prestataires chargés de la maintenance de l’immeuble ou la bonne application du règlement de copropriété, le syndic non-professionnel est chargé de l’organisation d’une assemblée générale annuelle. Pour ce faire, le syndic doit convoquer chaque copropriétaire au plus tard 15 jours avant la date de tenue de l’assemblée générale.

Chargé du bon déroulement de l’AG, il devra rédiger l’ordre du jour, procéder aux votes et rédiger le procès-verbal synthétisant l’issue de cette réunion primordiale.

Ensuite, tout au long de l’année qui suivra l’assemblée générale des copropriétaires, le syndic devra veiller à la bonne exécution des décisions qui y auront été prises.

Le syndic bénévole assure également des missions d’ordre financier, telles que la collecte des charges auprès des autres copropriétaires ou la tenue de la comptabilité de la copropriété.

Enfin, outre ses obligations pratiques, un bon syndic doit jouir de nombreuses qualités tant humaines que techniques. En effet, s’il doit maîtriser des notions élémentaires de droit ou de comptabilité, le syndic devra également faire preuve d’écoute, d’empathie et être capable de gérer d’éventuels conflits au sein de la copropriété.

Comment désigner un syndic bénévole ?

Ayant une incidence majeure sur la gestion quotidienne de la copropriété, le passage d’un syndic professionnel à un syndic bénévole doit être délibéré lors de l’assemblée générale des copropriétaires.

Que ce soit à la demande d’un ou de plusieurs d’entre eux, cette éventualité doit être ajoutée à l’ordre du jour de l’AG annuelle et ne sera validée qu’à condition qu’un syndic bénévole soit désigné à la majorité absolue des copropriétaires présents ou représentés lors de la réunion.

Une fois élu, le syndic bénévole doit demander au syndic professionnel sortant de lui transférer les archives et les documents relatifs à la gestion de la copropriété en respectant un délai légal de 30 jours (règlement de copropriété, procès-verbaux des précédentes assemblées générales, comptabilité et contrats avec les fournisseurs, etc.). Le nouveau syndic est alors élu pour un mandat d’une durée maximale de trois ans, renouvelable. Attention, il devra néanmoins être réélu chaque année lors de l’assemblée générale de copropriété.

Enfin, la loi prévoit que les dispositions régissant la relation entre le syndic et l’ACP soient mentionnées dans un contrat écrit (art. 577- 8 § 1, al. 2) et que l’identité de ce dernier soit renseignée à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Le syndic bénévole doit-il être assuré ?

Malgré la diligence du syndic bénévole dans l’exercice de ses fonctions et la clémence des tribunaux vis-à-vis d’un acteur non-professionnel, le syndic devra souscrire une assurance en responsabilité civile (RC syndic). D’abord, parce qu’il s’agit d’une obligation légale, ensuite, parce qu’elle lui permettra de se prémunir contre tout risque (généralement couverte par l’association des copropriétaires).

Pourtant, si le syndic bénévole commet une faute de gestion, ce ne sera pas directement sa responsabilité qui sera mise en cause, mais bien celle de l’association des copropriétaires dont il est le mandataire. Cependant, le syndic s’expose parfois à des poursuites de la copropriété elle-même qui peut ensuite décider de se retourner contre lui.

Le syndic bénévole peut-il être rémunéré ?

Même si la copropriété dispose de son propre compte en banque, il n’est pas rare que le syndic bénévole soit amené à engager lui-même des petites dépenses dans le cadre de sa mission (envoi de courriers, appels téléphoniques ou photocopies, par exemple). Dès lors, le syndic sera défrayé à hauteur de ces montants.

Pour le reste, comme son nom l’indique, le syndic bénévole ne prétend à aucune rémunération. Néanmoins, ce dernier peut demander à percevoir une compensation financière pour l’exercice de sa fonction. Contrairement à un défraiement tel que susmentionné, s’il s’agit d’une rémunération, celle-ci sera soumise à l’impôt sur le revenu malgré qu’elle soit généralement modérée et inférieure aux honoraires facturés par un syndic professionnel.

Vous envisagez de remplacer votre syndic professionnel par un syndic bénévole ? Rassurez-vous ! Vous n’êtes pas la première copropriété à envisager ce virage plus facile à négocier qu’il n’y paraît.

Vous souhaitez en savoir plus quant à cette transition et quant au rôle que votre nouveau syndic aura à jouer ?

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